Warum du deine Belege endlich alle digitalisieren solltest
Von Papierstapeln zu digitalen Dokumenten
Bis vor nicht allzu langer Zeit habe ich für meine Onlineshops auch noch zahlreiche Belege, Rechnungen und Kontoauszüge ausgedruckt (inkl. Papierstau im Drucker, dauernd Papier und Tinte kaufen), brav abgeheftet (dutzende von Ordnern gefüllt und ordentlich beschriftet) und dem Steuerberater übergeben (immerhin wurden die Ordner immer grinsend angenommen und gewissenhaft bearbeitet, was natürlich zusätzliche Kosten verursachte).
Von Papierstapeln zu digitalen Dokumenten
Bis vor nicht allzu langer Zeit habe ich für meine Onlineshops auch noch zahlreiche Belege, Rechnungen und Kontoauszüge ausgedruckt (inkl. Papierstau im Drucker, dauernd Papier und Tinte kaufen), brav abgeheftet (dutzende von Ordnern gefüllt und ordentlich beschriftet) und dem Steuerberater übergeben (immerhin wurden die Ordner immer grinsend angenommen und gewissenhaft bearbeitet, was natürlich zusätzliche Kosten verursachte).
Gründe für die Digitalisierung deiner Belege
Die Umstellung vom guten alten Papier zu Daten erfolgte viel zu langsam. Teils aufgrund der zu niedrig angesetzte Priorität der Aufgabe, teils aus Scheu vor dem Kraftakt, neue Systeme einzuführen. Festgefahrene Bahnen zu verlassen, ist bekanntlich nie sehr einfach. Aber es musste sein, wenn es danach zum Besseren gereicht – sei es hinsichtlich des Workflows, der Zeitersparnis, der besseren Auffindbarkeit von Belegen oder ganz grundsätzlich der Umwelt zuliebe, denn es wird einfach unfassbar viel Papier verschwendet. Damit ich dich ins Bild setze. Laut dieser Quelle verbraucht die Herstellung einer Tonne Papier etwa 2.700 Liter Wasser und trägt erheblich zur Abholzung bei, da 93% des Papiers aus Bäumen stammen. Papierabfall macht etwa 50% des Abfalls in Unternehmen aus, und das Recycling von einer Tonne Papier kann etwa 17 Bäume retten - The World Counts.
Zeitersparnis durch effizienteres Arbeiten
Hast du jemals Stunden damit verbracht, in Papierstapeln nach einem bestimmten Beleg zu suchen? Mit digitalisierten Belegen gehört das der Vergangenheit an. Du kannst Belege schnell durchsuchen und benötigte Dokumente in Sekundenschnelle finden. Die Zeit, die du dabei sparst, kannst du viel produktiver nutzen. Zudem reduziert die Digitalisierung den Papierverbrauch erheblich, was nicht nur umweltfreundlich ist, sondern auch Platz in deinem Büro schafft. Die Gefahr des Verlusts wichtiger Dokumente durch Unordnung oder Missgeschicke wird ebenfalls minimiert. Eine effiziente Archivierung ist jetzt problemlos möglich und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Ein Beispiel für eine Schnittstelle für die elektronische Datenübermittlung ist DATEV.
Bessere Auffindbarkeit dank Ordnung statt Chaos
Digitale Belegsysteme ermöglichen dir, deine Dokumente systematisch zu speichern und mit Schlagworten oder Notizen zu versehen. Dadurch findest du jederzeit genau das, was du suchst, ohne langes Wühlen und Blättern in zahlreichen Ordnern. Das sorgt nicht nur für mehr Ordnung, sondern auch für weniger Stress, wenn es mal sehr schnell gehen muss, bei Nachreichung von Dokumenten oder gar bei einer Steuerprüfung.
Bessere Auffindbarkeit dank Ordnung statt Chaos
Digitale Belegsysteme ermöglichen dir, deine Dokumente systematisch zu speichern und mit Schlagworten oder Notizen zu versehen. Dadurch findest du jederzeit genau das, was du suchst, ohne langes Wühlen und Blättern in zahlreichen Ordnern. Das sorgt nicht nur für mehr Ordnung, sondern auch für weniger Stress, wenn es mal sehr schnell gehen muss, bei Nachreichung von Dokumenten oder gar bei einer Steuerprüfung.
Effizienz im Workflow mit optimierten Arbeitsprozesse
Durch die Digitalisierung werden viele Arbeitsprozesse automatisiert. Rechnungen können direkt in deine Buchhaltungssoftware importiert und weiterverarbeitet werden. Das reduziert Fehlerquellen und macht deine Abläufe insgesamt effizienter. Wenn du im eCommerce tätig bist, ist bspw. Peleides.io eine der Softwarelösungen, die nicht nur die automatisch erstellen Kundenrechnungen korrekt ablegt, sondern dir auch die Möglichkeit bietet Lieferantenrechnungen direkt hochzuladen.
Umweltfreundlichkeit durch Papiermüllreduktion
Ein oft übersehener Vorteil ist der positive Einfluss auf die Umwelt. Durch die Digitalisierung reduzierst du den Papierverbrauch erheblich. Weniger Papiermüll bedeutet weniger Abholzung von Wäldern und einen kleineren CO₂-Fussabdruck. Du tust also nicht nur dir, sondern auch der Umwelt etwas Gutes. Abgesehen davon sieht dein Schreibtisch schicker aus, wenn nicht jeder Beleg halbverarbeitet von Ablage zu Ablage wandert.
Herausforderungen bei der Umstellung
Die Scheu vor dem Kraftakt ist zwar verständlich, aber keine Entschuldigung für das Prokrastinieren. Der Gedanke an die Umstellung kann überwältigend sein, klar. Die Überwindung der Anfangshürden sind aber mit der richtigen Software oder dem richtigen Modul schneller zu nehmen, als du annimmst. Es erfordert Zeit und Energie, alte Gewohnheiten abzulegen und neue Systeme zu erlernen, aber denk daran, dass jede Veränderung seine Zeit benötigt und die Vorteile am Ende die Mühe wert sind und wichtiger immer überwiegen!
Einarbeitungszeit in neue Systeme: Lernkurve bewältigen
Jedes neue System hat eine Lernkurve. Doch mit der richtigen Einstellung und etwas Geduld wirst du schnell feststellen, dass die neuen Tools viel benutzerfreundlicher sind, als du vielleicht denkst. Es gibt zahlreiche Tutorials und Support-Optionen, die dir den Einstieg erleichtern. Gerne unterstütze ich dich ebenfalls dabei, bei der Implementierung eines Ablagesystems, dass deinen Schreibtisch von Papier befreit.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung
Die Bestandsaufnahme beginnt mit der Frage "Wo stehst du jetzt?"
Bevor du loslegst, ist es wichtig, den aktuellen Stand deiner Belege zu erfassen. Welche Dokumente hast du bereits digital, welche liegen noch in Papierform vor? Mache eine Liste und verschaffe dir einen Überblick. Mache dir auch die Mühe all deinen Stakeholdern, die noch Papier verschicken, klarzumachen, dass du die Briefe so bald nicht mehr verarbeiten kannst und die Belege und Dokumente nur noch digital erhalten möchtest.
Auswahl der richtigen Software
Es gibt viele Software-Optionen für die Digitalisierung von Belegen. Entscheide dich für eine, die deinen Bedürfnissen entspricht. Wichtig sind Funktionen wie einfache Scan-Optionen, gute Suchfunktionen und die Möglichkeit zur Integration in bestehende Systeme. Peleides.io bietet mit seinem effektiven Buchungsmodul "Buchungsbelege" die passende Lösung für dich.
Der überfällige Digitalisierungsprozess
Sorge für eine gute Qualität deiner Scans, indem du hochwertige Scanner oder Apps verwendest. Achte darauf, die Dokumente klar zu benennen und in einer gut strukturierten Ordnerstruktur abzulegen. Regelmässige Backups sind ebenfalls essenziell, um Datenverluste zu vermeiden. Grundsätzlich sind Sicherheitskopieren ohnehin schon absoluter Standard, also keine Sorge.
Integration in bestehende Systeme für nahtlose Übergänge
Stelle sicher, dass die digitalisierten Belege problemlos in deine Buchhaltungssoftware integriert werden können. Viele Programme bieten Importfunktionen an, die diesen Prozess erleichtern. So bleibt deine Buchhaltung stets aktuell und du sparst dir doppelte Arbeit.
Aus dem Archiv 20xx
Die Digitalisierung deiner Belege bietet zahlreiche Vorteile. Von der Zeitersparnis über die bessere Organisation bis hin zu den positiven Auswirkungen auf die Umwelt – es gibt viele gute Gründe, den Schritt zu wagen. Lass dich nicht von anfänglichen Hürden abschrecken, sondern denke an die langfristigen Vorteile.